La facturation électronique ? C’est LE nouveau système de facturation dont tout le monde parle (chez les indépendants) depuis plus d’un an en Belgique.
Et pour cause : janvier 2026 est arrivé. Depuis cette date, certaines entreprises doivent obligatoirement être en conformité avec ce nouveau système.
Rassurons-nous tout de suite : en règle générale, les infirmiers indépendants travaillant avec MVH ne sont pas concernés par l’obligation de facturation électronique.
Cependant, vous vous posez peut-être des questions ou vous êtes simplement curieux de comprendre comment cela fonctionne.
L’objectif de cet article est donc de vous offrir quelques informations : sur ce qu’est la facturation électronique et comment l’explorer ou l’adopter si vous le souhaitez.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique repose sur le système Peppol (Pan-European Public Procurement Online) qui garantit des échanges électroniques sécurisés de documents (les factures) entre une entreprise et les autorités publiques. Ce système permet de respecter 3 principes fondamentaux : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des documents.
La mise en conformité vis-à-vis de la facturation électronique est obligatoire pour les personnes :
- Assujetties à la TVA
- Qui réalisent des transactions en B2B (entre entreprises)
- Qui émettent ou reçoivent des factures de fournisseurs ou clients belges
Dans la majorité des cas, la facturation électronique n’est pas obligatoire pour les infirmiers indépendants travaillant avec MVH, car ils sont exonérés de la TVA. Mais attention : chaque situation est différente. Certaines configurations spécifiques (activités annexes, statut particulier, …) peuvent modifier les règles. Il est donc indispensable de vérifier votre situation au cas par cas avec votre comptable. Lui seul pourra confirmer si vous êtes réellement concerné ou non par cette obligation.
Attention donc, si dans votre cas il est obligatoire d’adopter la facturation électronique et que vous n’êtes pas en ordre : des amendes peuvent survenir.
Côté pratique : comment passer à la facturation électronique quand on est indépendant ?
Même si la facturation électronique n’est pas obligatoire pour la plupart des infirmiers MVH, il peut être utile de comprendre le système, d’anticiper une éventuelle évolution future ou de vous simplifier la vie en terme de facturation.
Comment adopter la facturation électronique ?
De nombreux logiciels permettent de s’inscrire et d’accéder au réseau Peppol pour créer et envoyer des factures électroniques. Veillez à choisir un outil compatible avec Peppol, condition indispensable pour être en conformité.
Certains outils sont gratuits, d’autres payants, avec souvent une version de base gratuite et des options payantes selon vos besoins. Avant de choisir, demandez conseil à votre comptable : utiliser le même outil facilitera son travail et vous permettra d’être mieux accompagné en cas de difficulté. Plus besoin d’envoyer les factures manuellement à votre comptable car tout se fait automatiquement via l’application : un stress en moins à la fin de chaque trimestre !
Les grandes lignes du fonctionnement des logiciels de facturation électronique
Pour vous inscrire, il faut utiliser votre numéro d’entreprise. Lorsque vous réaliserez votre inscription sur le logiciel choisi, vous allez donc vous inscrire sur Peppol et obtenir un Access Point de réception (indispensable pour envoyer et recevoir des factures électroniques !). Il faut bien vérifier ce dernier point pour pouvoir recevoir vos factures électroniques. Par exemple, lorsque vous allez renseigner votre numéro d’entreprise lors de vos achats : vous recevrez bien votre facture électroniquement !
Selon votre outil, vous pouvez manier les fonctions de base et des options supplémentaires très pratiques :
- Création et envoi de devis
- Création de factures (à partir des devis)
- Envoi de factures électroniques via le réseau Peppol
- Importation des factures d’achat et tickets de caisse
- Connexion à la boîte mail pour la détection et l’importation automatique des factures
- Liaison avec le compte bancaire professionnel pour le suivi des paiements et des finances
Encore une fois : demandez toujours conseil à votre comptable avant de faire un choix. Pensez également à consulter notre article Infirmier indépendant : toujours avec votre comptable pour éviter les erreurs !
Une fois bien en main, ce nouveau système pourrait vous faire gagner du temps sur les tâches administratives.
Nous espérons que ce récapitulatif vous aura permis d’y voir plus clair et, surtout, de vous rassurer face à ce changement souvent source de confusion. Pour rappel, notre article Infirmier indépendant : 5 conseils pour s’organiser et réussir sereinement est toujours disponible à la lecture.